Amenajare sala de conferinte – ghid pentru organizarea corespunzatoare a unui astfel de spatiu

Amenajare sala de conferinte – ghid pentru organizarea corespunzatoare a unui astfel de spatiu

Imagine de wirestock pe Freepik.com

Lansarea unei afaceri presupune mai multe etape, printre care organizarea spatiilor necesare activitatilor sale este una dintre cele mai importante in faza amenajarii. Aceasta se face prin compartimentarea suprafetei disponibile pe zone, printre care trebuie sa se regaseasca cea de lucru, cea a birourilor dedicate anumitor departamente si realizarea uneia sau mai multor sali de conferinte. Optional, pot fi amenajate si alte locuri in functie de activitatea firmei, insa primele trei sunt esentiale atat pentru management, cat si pentru angajati.

Amenajarea unei sali de conferinta se poate face in functie de mai multe criterii, printre cele mai importante fiind numarul de persoane care vor participa la sedinte, echipamentele necesare si nevoile sau dorintele managementului. Din fericire, exista o multime de idei care pot fi puse in practica, astfel incat un loc simplu sa se transforme intr-unul complet functional si modern, indiferent ca este utilizat pentru sedinte cu angajatii sau intalniri cu clienti sau parteneri de afaceri si sa fie dotat cu articole indispensabile, dar si optionale. In acest articol, este prezentat un ghid pentru amenajarea unei sali de conferinta, precum si articolele necesare pentru utilarea unui asemenea spatiu.

Cuprins:

1. Amenajarea salii de conferinte – aspecte de avut in vedere inaintea organizarii

1.1. Modele de amenajare pentru o sala de sedinta mica

1.2. Idei de amenajare pentru o sala de sedinta mare

2. Amenajarea unei sali de conferinte si utilarea acesteia – informatii esentiale

2.1. Amenajarea salii de conferinta cu articole de baza – care sunt acestea?

2.2. Idei de amenajare a salii de conferinte – elemente optionale intr-un astfel de spatiu

<h2> 1. Amenajarea salii de conferinte – aspecte de avut in vedere inaintea organizarii </h2>

Imagine de Drazen Zigic pe Freepik.com

Indiferent ca este vorba despre amenajarea unui spatiu nou sau reamenajarea sau recompartimentarea unuia existent, sala sau salile de sedinte ale unei firme sunt esentiale pentru buna desfasurare a activitatii angajatilor si a managementului. Daca primii au nevoie de un loc in care sa creeze sau sa dezvolte idei, managerii trebuie sa aiba unul in care sa primeasca diversi clienti sau parteneri de afaceri pentru a discuta anumite oportunitati. Astfel, in prezent, sala de sedinte a devenit o zona obligatorie in orice intreprindere, oricat de mica ar fi.

Imagine de Benjamin Child pe Unsplash.com

O sala de conferinte trebuie sa indeplineasca mai multe conditii, printre care:

• sa ofere functionalitate;
• sa aiba un design simplu si rafinat, poate chiar minimalist;
• sa fie luminoasa si aerisita in mod corespunzator.

Amenajarea unei sali de sedinte se poate face plecand de la ideile de mai sus, insa organizarea acesteia trebuie sa tina cont de cateva aspecte importante, printre care:

• marimea spatiului;
• daca se doreste o singura sala sau mai multe;
• echipamentele necesare cu care va fi dotat spatiul;
• articolele optionale pe care le doresc/de care au nevoie utilizatorii.

De asemenea, in amenajarea salii de sedinte trebuie sa se tina cont de intreaga arhitectura interioara si de mobilierul existent in spatiile de lucru pentru un aspect unitar. Ca metoda de compromis, se poate apela la organizarea a doua locuri de dimensiuni de diferite capacitati care sa poata fi utilizate in acelasi timp, in caz de nevoie.

Plecand de la marimea spatiului disponibil, exista mai multe idei care pot fi puse in practica pentru a a avea o sala de conferinte practica si bine organizata.

In organizarea salii se poate tine cont de mai multe modele de amenajare, printre cele mai cunoscute fiind:

• cel tip de sala de teatru, insa aceasta idee se preteaza mai mult salilor mari de conferinte;
• cel de tipul sala de clasa, care este un model bun si pentru o sala de conferinte mica;
• cel in forma literei U, astfel incat sala sa poata fi reconfigurata la nevoie;
• cel de tip boardroom, potrivit pentru sustinerea de traininguri.

Dimensiunea salii de conferinte, precum si destinatia acesteia conteaza foarte mult in amenajarea sa.

<h3> 1.1. Modele de amenajare pentru o sala de sedinta mica </h3>

Imagine de wirestock pe Freepik.com

Exista mai multe idei de amenajare a salii de sedinte de dimensiuni mici, unul dintre cele mai bune modele fiind cel ergonomic sau minimalist in care mobilierul este ales in asa fel incat sa nu ocupe foarte mult spatiu, permitand miscarea nestanjenita a participantilor.

Dintre ideile de amenajare prezentate mai sus, cele de tip sala de clasa si boardroom sunt printre cele mai potrivite pentru o incapere de suprafata mica. Ambele modele pot fi utilizate atat pentru sesiuni de training pentru angajati, in timp ce cel de-al doilea este mai potrivit pentru intalnirile de afaceri, de exemplu.

Ce nu trebuie sa lipseasca dintr-o sala mica de conferinte? Cateva dintre dintre elementele esentiale sunt:

• masa cu scaune pentru birou de dimensiuni potrivite;
• echipamente de video-conferinta, deoarece ocupa foarte putin spatiu;
• o tabla, daca aceasta este amenajata pentru intruniri ale angajatilor;
• un mic spatiu in care sa poate fi asezate o tava cu o carafa pentru apa si pahare, cafea si cateva gustari pentru oaspetii din afara si pentru sedinte mai lungi.

Pe langa aspectele practice care trebuie acoperite in orice sala de sedinte, un model modern al unui astfel de spatiu trebuie sa aiba in vedere si o componenta vizuala, precum asezarea unei plante intr-un colt bine luminat. Tot in ceea ce priveste lumina, este recomandat ca salile mici sa fie situate in cele mai luminoase parti ale cladirii de birouri.

Culoarea este un alt aspect care conteaza foarte mult intr-o sala de sedinta mica, fiind recomandate nuantele neutre in tonuri deschise pentru a oferi senzatia de spatiu.

Fotografie de Dane Deaner pe Unsplash.com

Acelasi model de amenajare al unei sali de conferinta mici trebuie sa aiba la baza confortul celor care o folosesc, astfel ca acestia trebuie sa aiba suficient spatiu la dispozitie pentru a se putea misca si pentru a face prezentari.

Provocarea spatiului limitat nu mai este prezenta in amenajarea unei sali de conferinte mari, insa si aceasta trebuie organizata in mod corect.

<h3> 1.2. Idei de amenajare pentru o sala de sedinta mare </h3>

Imagine de wirestock pe Freepik.com

Amenajarea unei sali de conferinte mai mari este mai ofertanta atat din punct de vedere al spatiului, cat si al elementelor care pot fi organizate in ea. In acest scop se pot folosi mai multe idei, printre care:

• alegerea unei mese cu o marime si intr-o forma potrivite;
• alegerea scaunelor intr-un numar suficient de mare, numarul de modele fiind mai ofertant din punct de vedere al formelor;
• plasarea unei table magnetice mai mari.

De asemenea, un model de amenajare pentru o sala de conferinta mai mare nu mai trebuie neaparat sa se bazeze pe ergonomie, putand sa puna accentul pe confortul participantilor. De asemenea, acest spatiu se poate crea pentru primirea oaspetilor externi ai firmei.

Ca idei de amenajare a unei sali de conferinte de dimensiuni generoase, cea de tip classroom este foarte potrivita pentru intalniri cu grupuri mari, in timp ce cea in forma literei U se preteaza trainingurilor oferite angajatilor, deoarece poate fi lasat un spatiu liber in mijloc, astfel incat persoana care sustine sesiunea sa se poata adresa tuturor participantilor.

Din punct de vedere vizual, intr-o sala de sedinte mai mare se pot utiliza mai multe modele de mese de dimensiuni generoase. In ceea ce priveste culorile folosite, cele neutre care sa nu oboseasca participantii sunt recomandate.

O sala mare de sedinte este mult mai ofertanta din punct de vedere al spatiului, astfel ca amenajarea sa se poate face in asa fel incat sa poata fi utilizata in mai multe moduri. In acest scop, este foarte importanta alegerea unor mese de lucru care sa poata fi mutate usor. Daca pentru un spatiu mic, cele rotunde sunt mai potrivite, intr-unul mare, o idee buna de amenajare este ca acestea sa fie patrate sau, de preferat, dreptunghiulare, astfel incat sa poata fi dispuse pe langa pereti in cazul unei adunari mai mari unde scaunele se pot muta in centru pentru acces facil la diverse prezentari.

In amenajarea salilor de conferinta este recomandat sa se tina cont de faptul ca sunt spatii esentiale care contribuie la productivitatea, confortul si motivarea angajatilor de a-si realiza sarcinile in mod corect. Din acest punct de vedere, un alt element important este dotarea acestora cu toate echipamentele si articolele necesare desfasurarii unor activitati specifice in aceste zone de lucru.

<h2> 2. Amenajarea unei sali de conferinte si utilarea acesteia – informatii esentiale </h2>

Din punct de vedere estetic, o sala de sedinte trebuie sa aiba un aspect placut, modern si care sa indemne la inspiratie si productivitate. In practica, aceasta trebuie sa fie dotata corespunzator pentru ca persoanele care o folosesc sa fie productive si sa aiba rezultatele dorite. De aceea, acest spatiu trebuie dotat cu un minim de echipamente, precum si cu articole optionale, menite sa usureze munca angajatilor.

Modelul de amenajare al unei sali de conferinte trebuie sa tina cont de mai multe aspecte atunci cand vine vorba despre echipamentele folosite, printre care:

1. sa fie asezate in asa fel incat sa fie accesibile tuturor celor care au nevoie de ele;
2. sa fie suficiente pentru toti participantii la sedinta/intalnirea respectiva.

Imagine de Petr Magera pe Unsplash.com

Multe dintre articolele utilizate intr-o sala de conferinte sunt aceleasi cu cele folosite in birouri, astfel ca dotarea acesteia cu produsele necesare nu este dificila.

<h3> 2.1. Amenajarea salii de conferinta cu articole de baza – care sunt acestea? </h3>

Imagine de rawpixel.com pe Freepik.com

O amenajare corecta intr-o sala de conferinta trebuie sa tina cont de functionalitatea acesteia si de accesul la tehnica si articolele necesare pentru activitati precum:

• convorbiri la distanta cu sau fara ca apelantii sa se vada;
• scris;
• comunicarea unor informatii unui grup de participanti.

In acest scop, minimul necesar care trebuie sa se regaseasca intr-o sala de conferinta in ceea ce priveste articolele necesare sunt:

• articole de baza, precum instrumente de scris si hartie si produse din hartie (coli, caiete, clipboarduri);
• echipamente simple de afisaj a informatiei, precum un whiteboard mobil, un flipchart sau chiar a amandurora;
• echipamente pentru telefonie si video-conferinte.

Acestea vor fi indispensabile atat intr-o sala de conferinta de dimensiuni mici, cat si intr-una mare. Tot in cadrul produselor indispensabile intra si cosurile de birou, tavitele pentru documente si articolele de organizare si arhivare a actelor care sunt suficient de ergonomice pentru a putea incapea in orice spatiu.

Pe langa aspectul functional, trebuie sa se aiba in vedere si confortul participantilor, astfel ca unul sau doua cuiere, pentru ca acestia sa isi puna hainele si scaunele ergonomice cu diverse functii de reglare vor contribui in mod decisiv la buna desfasurare a activitatilor.

Echipamentele mentionate mai sus fac parte din minimum necesar care trebuie sa se regaseasca intr-o sala de sedinte si care pot fi integrate foarte usor cu orice idei sau modele de amenajare al acesteia. In functie de specificul firmei sau nevoile angajatilor, aceasta mai poate fi dotata si cu alte articole optionale.

<h3> 2.2. Idei de amenajare a salii de conferinte – elemente optionale intr-un astfel de spatiu </h3>

Imagine de Freepik pe Freepik.com

Amenajarea salii de sedinta se poate face in mod personalizat in ceea ce priveste echipamentele cu care va fi dotata, mai ales ca in prezent exista o multime de articole si echipamente IT moderne, printre care sistemele de afisare create special pentru astfel de spatii. Printre ele se numara ecranele de proiectie care pot fi amplasate in incaperi de diverse dimensiuni si care fac posibila proiectarea informatiilor in asa fel incat sa fie accesibila tuturor participantilor.

Din aceeasi categorie a sistemelor de proiectie, se poate opta pentru ecrane interactive  de diverse dimensiuni, acestea fiind foarte potrivite pentru prezentari. Pe langa acestea display-urile de prezentare sunt foarte utile pentru oaspeti, atunci cand sunt organizate conferinte cu diversi parteneri de afaceri sau potentiali clienti.

Imagine de Chalo Garcia pe Unsplash.com

O sala de conferinta poate fi echipata si cu alte articole optionale, in functie de specificul firmei, mai ales ca in cazul societatilor mici, aceasta incapere poate avea un rol multifunctional in care intr-o parte se pot amplasa o imprimanta sau un scanner ce pot fi folosite cand sala este libera.

In concluzie, amenajarea unei sali de conferinte este destul de usor de realizat in ziua de azi cand exista o multime de articole si echipamente ergonomice care pot fi utilizate pentru a utila complet unul sau mai multe spatii pentru angajati si/sau pentru oaspeti externi ai companiei. In aranjarea acesteia trebuie avut in vedere dimensiunea spatiului disponibil si alegerea unui model sau idee care sa fie atat bine organizata si functionala, cat si sa ofere utilizatorilor confortul necesar in perioada in care afla in incinta respectiva. De asemenea, aceasta trebuie dotata cu un minim de articole, precum cele de scris si de afisaj, precum si cu unele optionale, alese in functie de nevoile societatii respective.