Arhivarea documentelor – metode eficiente si articole necesare pentru organizarea actelor intr-o firma

Arhivarea documentelor – metode eficiente si articole necesare pentru organizarea actelor intr-o firma

Numarul de acte emise sau primite de o societate poate depasi ordinul miilor intr-un an, indiferent de marimea firmei. Multe dintre aceste documente trebuie pastrate pentru o perioada specifica de timp, arhivarea lor devenind obligatorie. Pe langa faptul ca exista norme legale cu privire la mentinerea unei arhive a dosarelor, o companie poate avea si reguli si metode proprii pe care sa le implementeze pentru ca angajatii si toate partile interesate sa stie unde sa caute atunci cand este nevoie.

Pe langa metodele de arhivare a documentelor, o firma trebuie sa aiba si articolele necesare acestui proces, iar din acest punct de vedere, exista o multime de solutii care pot fi folosite pentru pastrarea in ordine a actelor. Mai jos, sunt prezentate atat modurile eficiente, dar si produsele cu ajutorul carora societatile isi pot organiza arhivele in conformitate cu normele legale. 

 1. Arhivarea documentelor: ce inseamna aceasta procedura pentru o firma 

Multi proprietari de afaceri aflati la inceput de drum se intreaba ce este arhivarea pentru a respecta legile in vedere, in primul rand, iar in al doilea, pentru a avea toate documentele organizate in mod corect. Cea mai simpla definitie a acestei proceduri este ca ea reprezinta modalitatile in care toate actele unei firme pot fi pastrate, inventariate si selectionate in conformitate cu normele legale in vigoare, dar si in functie de regulamentele interioare care pot fi stabilite la nivel de organizatie.

Exista mai multe metode de arhivare a documentelor, multe dintre ele eficiente, astfel incat toti cei care au acces la acte sa le poata gasi si folosi cu usurinta.

Legat de ce presupune arhivarea documentelor in mod eficient, cele mai importante aspecte sunt legate de:

• ordonarea temporala a documentelor;
• organziarea actelor in functie de departamentul de care au fost emise sau carora le sunt destinate;
• pastrarea evidentei dosarelor pe care avute in firma;
• folosirea actelor in conformitate cu legile in vigoare.

Pentru a intruni toate aceste cerinte, se poate desemna o persoana care sa stie cum se arhiveaza documentele. Din punct de vedere practic, se poate crea un spatiu destinat arhivei care sa fie dotat cu mai multe articole esentiale acestui proces.

Din punct de vedere legal exista cateva norme legislative pe care societatile trebuie sa le respecte. Acestea sunt diferite pentru firme cu mai putin sau mai mult de 50 de angajati, astfel ca atunci cand se incepe organizarea arhivelor ele trebuie avute in vedere.

 2. Arhivarea: norme legale care trebuie respectate de societati 

Organizarea modului in care sunt pastrate documentele intr-o arhiva trebuie sa tina cont de anumite legi, insa firmele pot avea si propriul regulament legat de arhivarea lor.

Din punct de vedere legal, iata care sunt aceste norme:

• Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Nationale;
• Legea nr. 138/2013 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nationale;
• Instructiunile privind activitatea de arhiva la detinatorii si la creatorii de documente, care sunt aprobate de către conducerea Arhivelor Nationale, fapt prevăzut prin Ordinul de zi nr. 217 din 1996.

Toate documentele arhivate sub aceste acte normative formeaza Fondul Arhivistic National al Romaniei, in el fiind pastrate o varietate foarte mare de acte create sau emise de institutii guvernamentale si non-guvernamentale, societati publice si private si persoane fizice.

Societatile cu activitati economice trebuie sa se ocupe si de arhivarea documentelor financiar-contabile care se face dupa alte legi, mai precis:

• Legea nr. 31/1990 privind arhivarea documentelor justificative si contabile;
• Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015;
• Normativul care include caracteristicile tehnico-functionale pe care le au spatiile si echipamentele de depozitare si conservare a arhivelor actualizat prin Dispozitiile Zilnice ale Directorului Arhivelor Nationale nr. 39/26.02.2015 si nr. 131/14.07.2020.

Avand in vedere aceste aspecte, firmele au obligatia de a:

• crea o arhiva compartimentata bazata pe complexitatea si numarul de acte detinute;
• numirea unei persoane care sa se ocupe de arhiva sau crearea unui departament de arhivare;
• obtinerea unui aviz pentru cladirile de arhive la de Arhiva Nationala sau Directia Judeteana a Arhivelor Nationale, in functie de localitatea in care sunt inmatriculate.

Legat de cum se arhiveaza un document, procedura presupune:

• pastrarea evidentei tuturor documentelor detinute;
• gruparea documentelor in dosare;
• constituirea dosarelor cu acte;
• inventarierea dosarelor.

Camerele in care este organizata arhiva documentelor trebuie de asemenea sa indeplineasca anumite conditii, printre care cele mai importante sunt temperatura ambientala care sa nu aiba mai putin de 15 grade si mai mult de 24 de grade. Umiditatea din spatiul respectiv trebuie sa fie de maximum 50%-60%.

 3. Totul despre arhivarea documentelor – metode eficiente de organizare informatiilor 

Eficientizarea arhivarii documentelor tine foarte mult de domeniul de activitate al societatii si de marimea acesteia, deoarece vor influenta numarul de acte din firma. De asemenea, din punct de vedere contabil, unele dintre ele trebuie pastrate pentru anumite perioade de timp. De aceea, modul in care vor fi tinute trebuie gandit foarte bine inainte de crearea arhivei.

Primul pas in arhivare este stabilirea unui spatiu care sa fie corect dimensionat, aerisit, astfel incat sa aiba temperatura optima pentru pastrarea documentelor pe suport de hartie, dar si sa permita montarea unor dulapuri metalice sau a altor tipuri de mobilier in care sa fie protejate actele. De asemenea, locul desemnat trebuie sa fie usor acesibil celor care se ocupa de mentinerea sa. Apoi, se poate trece la echiparea camerei in care vor fi tinute dosarele.

Un alt aspect important este sa gasesti personal care sa stie totul despre arhivarea documentelor si care sa te poata ajuta in organizarea spatiului respectiv, astfel incat firma sa respecte normele in vigoare, urmat de pregatirea angajatilor care se ocupa de emiterea sau primirea actelor care trebuie arhivate pentru a usura munca la nivelul intregii firme.

 3.1. Arhivarea documentelor: moduri de organizare a actelor intr-o firma 

Arhivarea, indiferent de tipul documentelor care urmeaza a fi pastrate, trebuie sa tina cont de anumite norme si regulamente, precum cele mentionate anterior. Organizarea lor trebuie realizata in functie de mai multe criterii, printre care:

• departamentele de care apartin;
• obligativitatea de a fi pastrate un anumit numar de ani (acest criteriu aplicandu-se in special documentelor contabile);
• modalitatea de pastrare a acestora, existand posibilitatea de a crea arhive traditionale pentru actele emise pe suport de hartie, dar si a celor electronice);
• asigurarea unui spatiu care sa corespunda normelor de arhivare a documentelor, cum a fost mentionat si mai sus.

Pentru persoanele din cadrul firmelor care se intreaba ce inseamna arhivarea, una dintre cele mai simple abordari este cea in care se eficientizeaza intregul proces de punere la pastrare si mentinere a documentelor in stare optima.

Daca te intrebi cum arhivezi un document in mod eficient, iata cateva repere:

• o gestiune corecta a actelor inseamna organizarea acestora intr-un mod ordonat, pe ani, luni, zile etc;
• un acces rapid la orice informatie, indiferent de cat de multe acte se afla in arhiva respectiva;
• managementul informatiilor prin activitati periodice de verificare si actualizare a documentelor respective.

Pe langa acestea, un mod eficient de gestiune a documentelor presupune atat pastrarea acestora in format fizic, dar si electronic, fiecare avand avantajele si dezavantajele sale.

Metodele de arhivare a documentelor prespun:

• crearea unui sistem pe care sa il inteleaga toti cei care se ocupa sau care au activitati legate de actele pastrate in arhiva respectiva;
• utilizarea unor articole de organizare si arhivare special create pentru aceasta sarcina;
• organizarea documentelor in dosare care sa fie notate in mod corespunzator;
• numirea uneia sau mai multor persoane care sa se ocupe de procesul de arhivare si de mentinerea acestuia functional tot timpul;
• eficientizarea metodelor de lucru, astfel incat managemetul informatiilor sa urmeze un ciclu logic.

Desi firmele care au arhive proprii trebuie sa aiba cel putin un angajat care sa se ocupe de managementul documentelor, atunci cand vine vorba despre eficientizarea acestui proces, toti angajatii care utilizeaza actele respective trebuie instruiti in asa fel incat totul sa decurga mai usor. Acest lucru va insemna rapiditate si o buna organizare interna, astfel incat de fiecare data cand cineva are nevoie de acces la dosare, acesta sa fie posibil imediat.

 3.2. Ce inseamna arhivarea actelor din punct de vedere al personalului 

Despre arhivarea documentelor se crede ca doar personalul specializat sau care are experienta in acest domeniu trebuie sa fie cel interesat de gestiunea tuturor actelor care intra si ies dintr-o firma. Insa pentru ca aceasta sa fie organizata cat mai eficient sunt cateva masuri care se pot lua, printre care:

• realizarea unor intalniri scurte cu angajatii care se ocupa de documente carora sa le fie explicat modul de intocmire si pastrare a acestora pana cand ajung la arhiva;
• desemnarea unei zile in care sa fie stranse actele care trebuie sa ajunga la arhiva;
• ordonarea documentelor dupa data, importanta, departament sau alte criterii relevante inainte de a fi predate catre arhiva;
• asigurarea tuturor articolelor necesare pentru arhivarea documentelor atat pentru angajati, cat si pentru persoana care se ocupa de managementul actelor.

Ca angajat, daca nu ai experienta si te intrebi cum sa arhivezi documentele, atunci cand esti implicat in acest proces doar tangential, o buna organizare a felului in care pastrezi actele de care te ocupi, separarea acestora in cele care trebuie sa ajunga la arhiva si care nu isi au locul acolo, precum si utilizarea unor articole de birotica, precum caietele de birou, bloc notes si etichetele pe care sa iei notite in mod informal te vor ajuta. In afara acestora, este nevoie si de alte produse care sa usureze munca tuturor celor implicati.

 4. Cum se arhiveaza documentele: articole necesare 

Cum se arhiveaza documentele? In primul rand in organizarea camerei in care vor fi pastrate actele prin dotarea cu dulapuri si clasificatoare metalice in care sa poata fi asezate bibliorafturile cu dosare.

La o scara mai mica, mai sunt de folos si suportii cu sertare care pot fi plasati atat in spatiul arhivei, dar si in cel al birourilor unde au acces angajatii care pot pune acolo diverse acte care trebuie sa ajunga la arhiva mai tarziu. Cutiile pentru arhivare sunt o alta solutie care poate fi utilizata in departamente precum cel contabil, unde se pot pastra documente de interes imediat. Din aceeasi categorie fac parte si containerele care nu mai au nevoie de etichetare, deoarece sunt prevazute cu spatii pe care se pot face toate notarile necesare.

Pe langa produsele cu capacitate mare de stocare, pastrarea actelor intr-o stare cat mai buna este unul dintre aspectele esentiale cand vine vorba despre arhivarea documentelor. Acestea pot fi pastrate in mape sau chiar folii de protectie a documentelor pentru a evita deteriorarea lor. Pentru angajatii care au nevoie sa tina documentatia necesara pe birou, exista caietele mecanice ergonomice.

Arhivarea documentelor presupune si utilizarea anumitor instrumente de scris, precum pixurile, markerele si creioanele, elemente indispensabile in orice firma. De asemenea, aparatele de indosariat pot fi foarte utile in ceea ce priveste ordonarea actelor care urmeaza a fi pastrate mai mult timp.

Pentru a evita aglomerarea arhivei, dar si a birourilor angajatilor, distrugatoarele pentru documente sunt unele dintre cele mai utile articole atunci cand vine vorba despre o organizare eficienta. In acest scop, toti cei care se ocupa de acte le vor avea in vedere doar pe cele importante, fara a mai ocupa spatiul sau timpul cu separarea hartiilor importante de cele nerelevante.

Ce inseamna si cum se face arhivarea documentelor intr-un mod eficient? In primul rand, tinand cont de normele legale, iar in al doilea prin crearea unor regulamentele interne si instruirea tuturor angajatilor care pot lucra impreuna, astfel incat intregul proces de management al actelor sa fie cat mai uniform. Pe langa acestea, articolele de birotica special create pentru aceasta activitate, precum dulapurile, bibliorafturile si dosarele sunt indispensabile pentru un acces rapid la toata documentatia atunci cand este nevoie. De asemenea, produsele care usureaza munca personalului astfel incat sa nu se incurce in hartii de care nu este nevoie sunt de ajutor pentru intreaga firma.

Surse foto: Unsplash.com, Pexels.com