Gestionezi dosarele de personal într-o companie, într-o instituție publică sau într-un birou de arhitectură? Atunci știi cât timp pierzi dacă nu găsești rapid un contract, un act adițional sau o adeverință veche de câțiva ani. Arhivarea documentelor în HR nu ține doar de ordine. Ține de respectarea legii, de protecția datelor și de capacitatea ta de a răspunde prompt la un control ITM sau ANAF.

Un sistem bine structurat te ajută să reduci riscurile și să câștigi timp. Descoperă în ghidul de mai jos ce documente trebuie să păstrezi, cât timp le arhivezi și cum le organizezi eficient, atât fizic, cât și digital, astfel încât să ai acces rapid la ele și să rămâi în parametri legali! 

Ce obligații legale ai în arhivarea documentelor de personal?

Codul muncii și legislația conexă te obligă să păstrezi documentele de personal în condiții care asigură confidențialitatea, integritatea și accesul controlat. Asta înseamnă că nu este suficient să ai un dulap cu dosare. Trebuie să știi exact ce conține fiecare dosar, cine are acces la el și cât timp îl păstrezi.

Documentația de personal include dosarul individual al angajatului, dar și documente conexe: pontaje, state de plată, decizii interne, documente privind medicina muncii sau securitatea și sănătatea în muncă. Dacă inspectorii solicită un act, trebuie să îl pui la dispoziție imediat.

Fă diferența între:

• dosarul individual de personal (acte personale și contractuale);
• documentele operaționale (pontaje, salarizare, comunicări interne).

Ambele categorii trebuie arhivate, însă termenele diferă. Stabilește o procedură internă clară și desemnează o persoană responsabilă. În majoritatea cazurilor, departamentul HR gestionează arhiva, dar în companiile mici această sarcină revine adesea administratorului sau contabilului.

Ce acte păstrezi în dosarul de personal? 

Dosarul individual de personal urmărește întreaga relație de muncă, de la recrutare până la încetarea contractului. Organizează documentele cronologic și numerotează paginile pentru a preveni lipsurile.

La angajare, introdu în dosar:

• CV-ul și cererea de angajare;
• copia actului de identitate;
• diplomele și certificatele relevante;
• cazierul judiciar, dacă postul îl impune;
• fișa de aptitudine emisă de medicina muncii;
• contractul individual de muncă;
• fișa postului;
• informarea privind prelucrarea datelor personale.

Pe parcursul colaborării, adaugă actele adiționale, deciziile de modificare salarială, evaluările de performanță, cererile de concediu aprobate, documentele disciplinare sau adeverințele emise. De exemplu, dacă promovezi un angajat din funcția de referent în cea de coordonator, atașează actul adițional și noua fișă a postului imediat după semnare.

La încetarea contractului, completează dosarul cu decizia de încetare, demisia sau acordul părților, fișa de lichidare și copiile adeverințelor eliberate. 

Pentru protecție, folosește dosare rezistente, ușor de manipulat. Găsești modele potrivite în gama de dosare din plastic de la Gooffice, utile pentru utilizare de zi cu zi și pentru manipulare frecventă. Elimină capsele metalice și agrafele, deoarece în timp pot deteriora hârtia.

Cât timp păstrezi documentele de personal?

Pentru angajările realizate după 2019, păstrezi dosarele de personal 10 ani de la încetarea contractului. Termenul se calculează de la finalul anului calendaristic în care a avut loc încetarea. Dacă un contract se încheie în aprilie 2025, perioada începe din ianuarie 2026.

Pentru angajările anterioare modificărilor legislative, termenul rămâne de 50 de ani. Verifică atent situația dacă firma ta are istoric lung sau dacă ai preluat arhiva unei alte societăți.

Alte repere importante:

• statele de plată și documentele salariale – minimum 10 ani;
• pontajele – de regulă 10 ani;
• documentele SSM – conform normelor specifice;
• documentele medicale – gestionate de furnizorul de medicina muncii.

Respectă și regulile privind protecția datelor. Păstrează informațiile doar pe durata necesară și distruge-le după expirarea termenului. Dacă firma se dizolvă, arhiva nu dispare. Administratorul trebuie să asigure transferul sau păstrarea documentelor conform legii.

Cum organizezi fizic arhiva HR?

O arhivă eficientă începe cu separarea clară a dosarelor. Creează dosare individuale pentru fiecare angajat și ordonează-le alfabetic sau pe bază de cod intern. În companiile cu sute de angajați, codul numeric intern oferă o gestionare mai rapidă.

Etichetează clar fiecare biblioraft: nume, perioadă, statut (activ sau inactiv). Pentru volume mari de documente, folosește bibliorafturi cu mecanism metalic rezistent și cotor lat. Brandurile D.Rect, Smart și FORPUS oferă soluții potrivite pentru utilizare intensă în departamente HR sau administrative.

Pentru pregătirea documentelor, alege perforatoare profesionale care pot perfora simultan un număr mare de coli. Vei obține aliniere uniformă și un aspect ordonat al dosarului.

Depozitează arhiva într-un spațiu dedicat, cu temperatură stabilă și umiditate controlată. Limitează accesul doar la personal autorizat și ține un registru de consultare a dosarelor. În instituțiile publice sau în școli, această evidență te ajută să demonstrezi cine a accesat un anumit document și când.

Separă arhiva activă de cea inactivă. Mută dosarele foștilor angajați într-o zonă distinctă imediat după încetarea contractului. Astfel, găsești mai rapid informațiile despre angajații actuali.

Arhivarea electronică a documentelor HR

Digitalizarea îți simplifică munca zilnică. Găsești un contract în câteva secunde și îl trimiți imediat către management sau contabilitate. În multe companii medii și mari, arhivarea electronică completează arhiva fizică.

Structurează folderele logic: „Angajați activi”, „Foști angajați”, „Recrutare”, „Contracte”, „Pontaje”. Creează subfoldere pentru fiecare persoană și folosește o convenție clară de denumire, de exemplu: „Popescu_Ion_CIM_2024”.

Protejează datele prin parole complexe, autentificare în doi pași și backup regulat. În cazul unui atac informatic sau al unei erori tehnice, backup-ul te ajută să recuperezi documentele fără pierderi majore.

Nu distruge originalele decât dacă legea permite explicit acest lucru pentru categoria respectivă. Pentru contractele semnate olograf, păstrează varianta fizică. Gestionează cererile de acces la date în termenul legal și documentează fiecare solicitare.

Pentru o perspectivă mai amplă asupra organizării documentelor la nivel de companie, consultă ghidul despre metode eficiente de arhivare disponibil pe blogul Gooffice. Dacă vrei să optimizezi arhivarea pe termen lung, găsești recomandări practice și în acest material cu top 5 soluții pentru arhivarea pe termen lung a documentelor importante. 

Ce faci după expirarea termenului de păstrare?

Monitorizează periodic dosarele și marchează-le pe cele care se apropie de termenul limită. Poți crea un tabel centralizat cu anul încetării și anul distrugerii estimate.

Înainte de distrugere, informează fostul angajat și oferă-i posibilitatea de a ridica documentele personale. Dacă nu răspunde sau nu le solicită, distruge-le printr-o metodă sigură: distrugător profesional de documente sau serviciu specializat de distrugere documente.

Întocmește un proces-verbal care include data, lista documentelor și metoda utilizată. Păstrează acest document ca dovadă a conformității.

Greșeli frecvente în arhivarea HR

Evită amestecarea documentelor HR cu cele contabile sau administrative. Inspectorii verifică separat aceste categorii, iar lipsa unei delimitări clare creează confuzie.

Nu păstra documente peste termenul legal. Această practică încalcă regulile privind protecția datelor și te expune la sancțiuni. Nu ignora numerotarea paginilor și inventarierea dosarelor. În cazul unui litigiu de muncă, ordinea documentelor contează.

Nu depozita arhiva în spații improprii, cum ar fi subsoluri umede sau birouri cu acces liber. Protejează informațiile la fel cum protejezi echipamentele IT sau tonerele compatibile utilizate zilnic în companie.

Cum construiești un sistem de arhivare HR eficient? 

Definește un nomenclator arhivistic clar și stabilește termenele de păstrare pentru fiecare categorie de documente. Redactează o procedură internă și comunic-o echipei. Instruiește periodic personalul HR și administrativ.

Investește în produse pentru arhivare adecvate: bibliorafturi rezistente, dosare din plastic, etichete, cutii de arhivare. Alege soluții durabile, potrivite pentru utilizare frecventă în companii, școli sau instituții publice. Revizuiește anual sistemul și actualizează-l dacă apar modificări legislative. 

Pentru toate produsele necesare organizării arhivei și gestionării eficiente a biroului – de la birotică și papetărie până la tehnică de birou, sisteme de afișare, IT și protocol – consultă gama completă pe Gooffice.ro. Comandă online rapid și sigur, direct de pe site, sau solicită o ofertă personalizată pentru compania ta! 

Întrebări frecvente (FAQ)

Pot păstra dosarele de personal doar în format electronic?

Poți utiliza arhivarea electronică dacă sistemul informatic asigură securitate, integritate și posibilitatea de reproducere a documentelor. Pentru contractele semnate în original, păstrează și varianta fizică, dacă legea nu prevede altfel.

Cât timp păstrez dosarele foștilor angajați?

Pentru angajările după 2019, termenul este de 10 ani de la încetarea contractului, calculat de la finalul anului calendaristic respectiv. Pentru angajările mai vechi, se aplică termenul de 50 de ani.

Ce riscuri există dacă nu respect termenele de arhivare?

Riști amenzi din partea ITM sau alte sancțiuni administrative. În cazul unui litigiu de muncă, lipsa documentelor poate afecta poziția companiei. Păstrarea documentelor peste termenul legal poate încălca regulile privind protecția datelor.