Importanta etichetarii corecte in arhivarea documentelor: sfaturi si trucuri 

Arhiva unei companii spune multe despre modul în care îți organizezi activitatea. Dacă găsești rapid un contract din urmă cu 7 ani sau un dosar de personal solicitat la control, înseamnă că sistemul funcționează. Dacă pierzi zeci de minute căutând printre cutii neetichetate, știi deja unde trebuie să intervii.   

Pentru companii mici și mari, instituții publice, școli, birouri de arhitectură sau agenții de publicitate, etichetarea corectă nu reprezintă un detaliu administrativ, ci baza unui flux de lucru clar. Fie că gestionezi documente contabile, proiecte tehnice, contracte sau acte de personal, ai nevoie de reguli simple și consecvente. Mai jos găsești o serie de sfaturi aplicabile, care te ajută să creezi un sistem de etichetare eficient, ușor de folosit și aliniat cerințelor legale.

Înțelege impactul real al etichetării asupra activității tale

Etichetarea corectă îți reduce timpul de căutare și îți oferă control. În majoritatea cazurilor, pierderea documentelor nu apare din lipsă de spațiu, ci din lipsă de claritate.

Imaginează-ți un audit ANAF sau o solicitare din partea unui partener. Ți se cer facturile din 2018 pentru un anumit furnizor. Dacă fiecare biblioraft are titlu clar, categorie arhivistică și perioadă menționată vizibil, identifici rapid dosarul potrivit. Dacă pe etichetă scrie „Diverse 2018”, începi să răsfoiești fără direcție.

O arhivare corectă te ajută să:

• răspunzi prompt la controale și audituri
• reduci riscul de a distruge documente înainte de termen
• păstrezi un flux organizat între documente active și arhivate

Pentru o abordare mai amplă asupra organizării actelor într-o firmă, poți consulta și ghidul despre metode eficiente de arhivare de pe blogul Gooffice. 

Include pe etichetă toate informațiile obligatorii

Etichetele pentru bibliorafturi trebuie să ofere informații clare, nu să ocupe spațiu inutil. Comandă un model standard și folosește-l în toată compania! 

În practică, o etichetă corectă conține:

• denumirea departamentului (Contabilitate, HR, Juridic, Achiziții)
• titlul exact al dosarului
• perioada documentelor (datele extreme)
• categoria arhivistică (A, B5, B10, B50, BE etc.)
• termenul de păstrare
• un cod unic sau număr de înregistrare
• nivelul de confidențialitate, dacă este cazul

În loc de „Facturi 2023”, scrie „Facturi furnizori – sediu central – ianuarie-decembrie 2023 – B10”. Diferența pare mică, dar în timp îți economisește ore întregi.

Aplică corect categoriile arhivistice și termenul de păstrare

Categoria arhivistică stabilește cât timp păstrezi documentele. Dacă o marchezi greșit, riști sancțiuni sau păstrarea inutilă a unor acte.

De exemplu:

• documentele contabile se păstrează, de regulă, 10 ani, conform legislației actuale;
• dosarele de personal se păstrează cel puțin 50 de ani;
• documentele cu valoare istorică intră în categoria A și rămân permanent în arhivă;
• categoria BE indică documente care necesită expertiză înainte de eliminare.

Calculează termenul de păstrare de la 1 ianuarie al anului următor încheierii dosarului. Dacă ai închis dosarul în noiembrie 2024 și are termen B10, îl păstrezi până la 1 ianuarie 2035. Notează aceste informații vizibil pe etichetă și nu te baza pe memorie sau pe presupuneri! 

Folosește etichete tipărite și materiale durabile

Pentru rezultate eficiente, evită etichetele scrise de mână. Cerneala se șterge, hârtia se deteriorează, iar informația devine greu de citit.

Alege etichete tipărite, clare, aplicate uniform pe bibliorafturi, cutii sau dosare. Pe gooffice.ro găsești și variante potrivite de etichete autoadezive, în diferite dimensiuni și formate.

Optează pentru:

• font lizibil, de dimensiune medie sau mare
• contrast bun între text și fundal
• poziționare identică pe fiecare dosar

Dacă arhivezi în spații mai puțin încălzite sau cu variații de temperatură, verifică rezistența adezivului. O etichetă dezlipită anulează tot efortul depus.

Separă clar documentele active de cele arhivate

Multe companii păstrează toate documentele la grămadă, deși nu le folosesc zilnic. Această practică aglomerează biroul și creează confuzie.

Documentele active le poți organiza în:

• bibliorafturi
• dosare suspendabile
• sertare dedicate pe departamente

Pentru un sistem eficient în dulapuri sau fișete metalice, folosește dosare suspendabile și suporturi adecvate de la Gooffice. 

Documentele închise, care nu mai sunt utilizate frecvent, le transferi în cutii de arhivare etichetate complet. Marchează vizibil „Arhivă” și anul. Astfel, delimitezi clar ce circulă zilnic de ce păstrezi pentru conformitate.

Creează un registru centralizat al arhivei

Etichetarea fizică funcționează mult mai bine dacă o corelezi cu o evidență digitală. Nu ai nevoie neapărat de un sistem DMS complex; un fișier Excel bine structurat poate fi suficient pentru o companie mică sau medie.

În registru, include:

• codul dosarului
• titlul complet
• categoria arhivistică
• termenul de păstrare
• locația exactă (raft, dulap, cutie)

De exemplu: „Cutia 12 – Raft 3 – Arhivă 2019 – Contabilitate”. În momentul în care cineva solicită un document, verifici registrul și mergi direct la locația indicată. În organizațiile mai mari, desemnează un responsabil pentru actualizarea periodică a acestui registru.

Aplică reguli similare și pentru arhivarea electronică

Dacă gestionezi documente scanate sau contracte semnate electronic, folosește aceeași logică de organizare.

Stabilește un format standard pentru denumirea fișierelor, de tipul: An_Luna_TipDocument_Departament. Un exemplu poate fi: „2025_02_Contract_Servicii_Juridic.pdf”.

Adaugă metadate acolo unde sistemul permite: categorie, termen de păstrare, nivel de acces. Restricționează accesul în funcție de rol. Departamentul HR nu trebuie să acceseze documentele juridice, iar echipa de achiziții nu are nevoie de dosarele medicale ale angajaților.

Menține coerența între arhiva fizică și cea electronică. Dacă distrugi legal un dosar fizic, verifică și copiile digitale.

Evită greșelile frecvente care duc la haos

În practică, apar aceleași erori în majoritatea organizațiilor.

• Prima greșeală: folosirea termenului „Diverse”. Acesta nu ajută la identificare și complică gestionarea termenelor de păstrare.
• A doua greșeală: amestecarea anilor diferiți în același dosar. Dacă pui documente din 2022 și 2023 împreună, vei avea dificultăți la calculul termenului legal.
• A treia greșeală: lipsa unui sistem unitar între departamente. Dacă HR etichetează într-un fel și Contabilitatea în altul, arhiva devine greu de administrat.

Corectează aceste probleme prin:

• crearea unui nomenclator unic la nivel de companie
• instruirea angajaților implicați în arhivare
• revizuirea anuală a modului de etichetare

Dacă ai documente cu termen lung de păstrare sau acte importante pentru activitatea firmei, consultă și recomandările dedicate arhivării pe termen lung. 

Alege produse potrivite pentru un sistem durabil

Calitatea produselor influențează stabilitatea întregii arhive. Dosarele subțiri, cutiile fragile sau etichetele care se dezlipesc creează probleme în timp.

Pentru organizare eficientă, poți utiliza:

• dosare din carton rezistent pentru documente individuale
• bibliorafturi solide pentru documente active
• cutii de arhivare pentru depozitare pe termen lung
• markere permanente pentru marcaje suplimentare

Branduri precum D.Rect, Smart sau FORPUS oferă produse adaptate utilizării intense în birouri, școli sau instituții publice. Alege variante potrivite volumului tău de documente și spațiului disponibil, fie că lucrezi într-un birou mic sau într-o arhivă dedicată.

Etichetarea corectă îți aduce ordine, predictibilitate și control. Creează un model clar, aplică-l consecvent și verifică periodic dacă sistemul funcționează. Implică echipa și stabilește responsabilități precise. Consultă gama noastră completă de produse pentru organizare și arhivare pe gooffice.ro sau solicită o ofertă personalizată pentru compania ta! 

Întrebări frecvente (FAQ)

Ce informații sunt obligatorii pe eticheta unui dosar de arhivă?

Eticheta trebuie să includă denumirea departamentului, titlul dosarului, perioada documentelor, categoria arhivistică, termenul de păstrare și un cod unic. Pentru documente sensibile, adaugă și nivelul de confidențialitate.

Cât timp trebuie păstrate documentele contabile și cele de personal?

Documentele contabile se păstrează, de regulă, 10 ani, conform legislației în vigoare. Dosarele de personal se păstrează cel puțin 50 de ani. Verifică periodic eventualele modificări legislative.

Este suficientă arhivarea electronică fără păstrarea documentelor pe hârtie?

În anumite situații, legea permite arhivarea exclusiv electronică, dacă respecți condițiile privind semnătura electronică și integritatea documentelor. Analizează tipul documentelor și cerințele legale aplicabile înainte de a renunța la suportul fizic.